我們的業務

產品概述

檔案管理系統兼顧金融企業各機構、各條線、各類別檔案在檔案立卷、檔案移交、檔案入庫、實物和電子檔案借閱、檔案盤點、檔案影像化、檔案查詢、報表等要求,且同時滿足集中整理歸檔、分散整理歸檔,集中掃描、分散掃描的需求,采用統一的規則,對全行各類別檔案進行全流程的管理。滿足未來各業務部門發展帶來的新的檔案種類和管理流程的變化,滿足業務不斷發展對檔案管理的要求。同時滿足靈活應對未來機構合并擴充對檔案管理的能力;靈活應對管理部門、監管部門和外部監管機構對各類檔案報表要求。

檔案管理系統可實現不同歸口管理部門對檔案的分級管理、授權調閱,保障檔案保管和檔案使用的隔離;同時利用影像管理功能,對重要檔案進行影像備份,防范極端情況下的實物檔案遺失風險。且通過查詢電子檔案,大大減少實物檔案查詢時帶來的時間、地域上的限制。同時減少實物檔案頻繁使用帶來的磨損、遺失等風險。

系統借助二維碼、無線射頻識別(RFID)等先進技術,對實物檔案進行無序存放、有序管理,實時執行檔案出庫、入庫、查找和高效盤庫。通過采用先進的RFID自動識別技術,以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋和檔案盒上,在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息,利用RFID讀寫器,與檔案管理系統相配合,可以實現檔案的借閱、歸還、查找、盤點、領用歸還等過程的信息化管理。

核心優勢

  • 靈活配置
  • 提高工作效率和服務質量
  • 提高檔案整理的效率
  • 提高業務辦理效率
  • 方便快捷
  • 規范檔案的管理
  • 檔案管理高度集中化
  • 解決檔案室檔案混亂

檔案系統結合各個部門對檔案的特點和管理的要求不同,可靈活進行配置,同時檔案管理系統可靈活配置各業務在檔案管理的流程和特點。全面滿足各部門對檔案管理的要求。

產品特點

  • 檔案編目自動化

    通過與外圍應用系統的銜接,結束人工整理檔案卷宗信息,重復性勞動自動化,減少用戶時間和錯誤。

  • 入庫、盤點自動化

    結束人工盤點耗時耗力。借助條碼槍、無線射頻設備實現自動盤點。

  • 支持復雜企業組織結構檔案管理

    適用于不同分支機構、不同規模、不同功能檔案庫房管理。

  • 規范檔案管理

    依賴于系統的自動化流程,可以抑制在檔案移交、檔案借閱時的操作風險和道德風險。

  • 涵蓋各類實物檔案管理

    支持各種傳統的文書、業務、科技、會計、人事等紙質檔案,且支持微縮檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體的檔案管理??砂葱枰略鰴n案門類。

  • 檔案查詢電子化

    檔案進行數字化處理。除必要的監管部門需要查詢實物檔案外,其余查詢通過系統查詢電子檔案。

  • 檔案數字化加工

    包括條目錄入、檔案整理、檔案掃描、檔案糾錯、檔案掛接等多個環節。系統可根據實際加工業務情況進行流程和多工位的調配,達到檔案數字化加工結構化、流程化,形成檔案數字化加工流水線。

  • 全面的統計分析

    按機構、檔案門類、不同載體、日期、等多方面統計檔案的庫存情況。按借閱的不同方式統計檔案的利用情況。

成功案例

  • 漢口某商業銀行綜合檔案管理系統

綜合檔案系統對柜面業務、信貸業務、辦公文書等各業務條線的各門類檔案進行管理,規范檔案立卷,經中心庫房人員接收檔案卷、打包、封箱、入庫后,提供檔案實物借閱、電子調閱等服務。

綜合檔案系統提供了對庫房物理區域的管理,提供了庫房樓棟、樓層、庫區、庫組、庫格等信息的管理;檔案管理方面,提供了檔案盤點、遷移、銷毀、影像化、巡庫等功能。對于未達到中心庫房標準的臨時庫房,為便于這部分網點管理檔案,提供了檔案臺賬記錄功能。

參數配置方面,系統提供了機構、角色、權限的管理配置,為適應業務流程變化,提供了對流程的在線定制,實現無需更新代碼即可適應新流程。

為了達成智能化庫房的目標,系統通過集成RFID標簽、條形碼/二維碼等先進技術,提供了移動端的檔案裝箱檢查、入庫、出庫、盤點等功能,使得庫房人員工作效率大大提高。通過調用庫房監控系統相關接口,實現系統發現檔案箱非法出入庫后自動報警及視頻抓拍,提高了庫房檔案的安全性。

為滿足需要,提供了豐富的報表。

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